Lomakkeen sähköinen kierrätys - käsittelyvaiheet
Käsittelyvaiheet
Käsittelyvaiheet on toiminnallisus, joka tekee E-lomakkeesta sähköisen asioinnin alustan, jolla voidaan rakentaa sekä sisäisten että ulkoisten prosessien sähköinen käsittely.
Käsittelyvaiheista voidaan käyttää myös nimitystä workflow, asiankierrätys, työnkulun hallinta. Kyse on joka tapauksessa siitä, että E-lomakkeella saapuneelle tallennukselle voidaan määritellä käsittelijöitä, joilla on oikeus tarvittaessa täydentää tallennusta ja lähettää se seuraavalle käsittelijälle.
Yksinkertainen workflow:
Perustoiminnot
- Jokaiselle vaiheelle voidaan nimetä yksi tai useampi käsittelijä E-lomakkeen käyttäjistä.
- Uusista tallennuksista voidaan ilmoittaa sähköpostilla käsittelijöille. Halutessaan ilmoitukset saa myös pois.
- Asia lukittuu automaattisesti muilta, kun yksi käsittelijä avaa sen. Käsittelijä voi myös tallentaa asian itselleen luonnoksena ja lukita sen pitemmäksi aikaa.
- Kaikista käsittelytapahtumista tallennetaan merkintä käsittelyvaihelokiin.
- Jokaisen tallennuksen sisältö eri käsittelyvaiheissa tallennetaan.
Suunnitteluesimerkki
Käsittelyvaiheiden käyttö kannattaa huomioida jo lomaketta rakennettaessa. Osa kenttäryhmistä voidaan näyttää tai piilottaa tietyissä käsittelyvaiheissa, joten lomakkeen kenttien jakamiseen kenttäryhmiin kannattaa kiinnittää huomiota. Esimerkkilomakkeen kenttäryhmät:
1. Yhteystiedot
2. Viesti
3. Tarkastajan muistiinpanot
4. Hyväksyjän muistiinpanot
Kenttäryhmien käsittely:
- Kenttäryhmät 1 ja 2 näytetään normaalisti lomakkeen täyttäjälle
- Kenttäryhmät 3 ja 4 piilotetaan täyttäjältä (kenttäryhmän muokkaus - näkyvyys lomakkeella - piilota vastaajalta)
- Käsittelyvaiheissa määritellään kenttäryhmät, jotka käsittelijä näkee lomakkeen muokkaustilassa
Käsittelyvaiheiden toteuttaminen lomakkeelle
- Valitse lomakkeenmuokkaustilassa muokattavaksi lomakkeen asetukset sivun oikeassa reunassa olevasta linkistä.
- Valitse osio “Vastausten käsittely”
- Valitse käsittelytavaksi vaiheittainen käsittely ja tallenna valintasi.
- Tallennuksen jälkeen asetuslomakkeelle tulee linkki, josta voit siirtyä määrittelemään tarkemmin käsittelyä. Asetukset jakaantuvat kahdelle sivulle, Käsittely ja Käsittelyvaiheet.
- Käsittely-sivulla voit määritellä käsittelyvaiheiden listauksessa näytettävät kentät, joiden avulla voidaan rajata käsittelyvaiheita. Käsittely-sivulla voit myös määritellä lomakkeen täyttäjälle lähteväksi viestin, mikäli tallennus hylätään. Esimerkki tällaisesta voisi olla vaikkapa loman anominen ja loma-anomuksen hylkääminen.
- Käsittely-sivulla voit myös sallia käsittelyn tallentamisen luonnnokseksi tai sen palauttamisen edelliseen vaiheeseen, vaikka kaikkia pakollisia kenttiä ei olisi täytetty. Tämä toimnto on käytettävissä versiosta 13.9.2016 alkaen.
- Käsittelyvaiheet-sivulla voi luoda käsittelyvaiheita lomakkeellesi.
- Siirry Käsittelyvaiheet-sivulle ja valitse “Uusi käsittelyvaihe”
- Anna uudelle käsittelyvaiheelle nimi ja valitse, mitkä kenttäryhmät siihen kuuluvat. Valitse myös ne e-lomakkeen käyttäjät, jotka käsittelevät kyseisen vaiheen. Käsittelijöille voidaan myös asettaa lähtemään sähköposti-ilmoitus saapuneesta tallennuksesta.
- Tallenna uusi käsittelyvaihe, kun tiedot ovat valmiit. Tallennetut käsittelyvaiheet näkyvät sivulla, ja voit muokata ja järjestellä niitä haluamallasi tavalla.
Käsittelyvaiheen asetukset
Oletuskäsittelijä -asetuksella on mahdollista valita, kuka käsittelijöistä on oletuksena valittuna käsittelylomakkeella olevassa valikossa, josta valitaan seuraavan vaiheen oletuskäsittelijä. Jos oletuskäsittelijä on valittu, vain hän saa viestin uudesta tehtävästä. Toiminto käytössä versiosta 9.4.2015 alkaen.
Kopio viestistä osoitteeseen -asetuksella voidaan määritellä osoite, johon lähetetään kopio käsittelytehtävästä ilmoittavasta viestistä. Viesti vain osoitteseen -asetuksella voidaan määritellä osoite, johon ilmoitus lähetetään, mutta mihinkään muuhun osoitteeseen ei, ei edes käsittelijöille. Näihin asetuksiin voidaan laittaa mitkä tahansa sähköpostiosoitteet. Toiminnot käytössä versiosta 29.5.2015 alkaen.
Salli siirtymä samaan vaiheeseen -asetuksella tehdään mahdolliseksi muokata käsittelytehtävää ja tallentaa se niin, että tehtävä jää edelleen samaan vaiheeseen. Näin muutkin käsittelijät voivat muokata tehtävää samassa vaiheessa.
Lomakkeen täyttäjälle lähetettävä viesti määritellään kohdassa “Ilmoita tallennuksesta sähköpostilla täyttäjälle”. Viestillä voidaan tiedottaa lomakkeen täyttäjälle esimerkiksi hänen hakemuksensa käsittelyn edistymisestä.
Käsittelyvaiheen käsittelijämäärittelyä voidaan tarkentaa ottamalla käyttöön ensisijaiset käsittelijät. Tämä tarkoittaa sitä, että käsittelytehtävä voidaan ohjata jollekin tietylle käsittelijälle lomakkeelle tehdyn tallennuksen sisällön perusteella. Lomakkeella voisi esimerkiksi olla kenttä “osasto”, ja riippuen siitä, minkä osaston vastaaja valitsee, käsittelytehtävä ohjataan eri käsittelijöille: osasto A:n asiat käsittelijälle X ja osasto B:n asiat käsittelijälle Y. Nämä säännöt määritellään käsittelyvaihetta luotaessa kohdassa “Ensisijainen käsittelijä lomakkeen arvosta”.
Kun käsittelytehtävälle on määritelty esisijainen käsittelijä, saapuva käsittely menee suoraan luonnokseksi ensisijaiselle käsittelijälle ja on näin lukittu muilta käsittelijöiltä. Muut voivat päästä käsittelemään tehtävää, jos ensisijainen käsittelijä käynnistää käsittelyn ja käsittelysivulla painaa Palaa tallentamatta -painiketta. Tällöin lukitus purkaantuu ja tehtävä on kaikkien lomakkeen käsittelijöiden ulottuvissa.
Vastausten käsittely vaiheittain
Käyttäjän käsiteltävät tallennukset näkyvät kotisivulla Käsittelytehtävät -otsikon alla. Käsittelemään siirryt oikean reunan Käsittele-linkin kautta.
Vastausta käsiteltäessä voit muokata vastaajan syöttämiä tietoja sekä liittää vastaukseen käsittelykommentin.
Käsittelyn päätteeksi voit hyväksyä tallennuksen painamalla Hyväksy ja tallenna -painiketta. Voit myös tallentaa käsittelysi luonnoksena, ja jatkaa käsittelyä myöhemmin.
Käsittelyvaiheloki
Kun lomakkeelle tulee tallennuksia päästään raportista tarkastelemaan kyseisen tallennuksen käsittelyvaihelokia eli käsittelyhistoriaa.
Käsittelyvaiheloki -sivu korvaa tallennuksen muokkaustoiminnon raportissa lomakkeella, jolle on asetettu käsittely aktiiviseksi.
Historiasta saadaan selville kyseisen tallennuksen eri vaiheet ja niissä tapahtuneet muutokset sekä ajankohdat. Jos lomakkeelle on tallennettu rtf-pohja, voidaan eri käsittelyvaiheista tallentaa juuri sen vaiheen tiedot sisältävä rtf-tiedosto.
Monimutkaiset käsittelyvaiheet
Käsittelyvaiheiden perustoiminnallisuutta voidaan helposti laajentaa asiakaskohtaisilla räätälöinneillä. Käyttäjien LDAP-roolien mukaan valittavat käsittelijät, tiettyjen käsittelyvaiheiden ohittaminen ja tiettyyn vaiheeseen liitetyt tapahtumakäsittelijät (esim. automaattinen ilmoitus täyttäjälle, kun esitarkistusvaihe on hyväksytty) ovat esimerkkejä toteuttamistamme käsittelyvaiheiden laajennuksista.